Katarzyna B. jest zatrudniona na stanowisku sprzedawcy w sklepie spożywczym. Umowa o pracę zawiera postanowienie, że w razie wyrządzenia pracodawcy szkody pracownica zobowiązuje się do jej naprawienia w całości. Umowa zawiera też postanowienie, w którym Katarzyna B. wyraża zgodę na potrącenie równowartości stwierdzonej przez pracodawcę szkody z wynagrodzenia za pracę. Katarzyna B. nie chciała się zgodzić na takie postanowienia umowy, ale pracodawca powiedział jej, że osoby zatrudnione na stanowisku sprzedawcy zawsze ponoszą odpowiedzialność materialną i jeśli nie podpisze umowy w takiej formie, to nie zostanie zatrudniona w ogóle. Katarzyna B. chciałaby wiedzieć, czy takie postanowienia umowy są dopuszczalne i jakie są zasady odpowiedzialności pracownika za szkody w mieniu pracodawcy.
Odpowiedzialność materialna pracownika za szkody w mieniu pracodawcy uzależniona jest od tego, czy chodzi o zwykłe szkody, jakie ponosi pracodawca na skutek nieprawidłowego wykonywania przez pracownika pracy (szkody w tzw. mieniu niepowierzonym), czy o dotyczące przedmiotów, które zostały powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się (tzw. szkody w mieniu powierzonym, takim jak pieniądze, narzędzia, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze).
Co do zasady pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną, o ile na skutek nieprawidłowego wykonywania pracy spowoduje w mieniu pracodawcy jakiś uszczerbek (szkodę), jego zachowaniu zaś można przypisać winę (umyślną, co oznacza, że chciał szkodę wyrządzić albo liczył się z jej wystąpieniem, albo nieumyślną, tzn. wtedy, gdy pracownik przewidywał albo mógł przewidzieć, że jego zachowanie może doprowadzić do szkody). Będzie tak np. w sytuacji, gdy pracownik, nie respektując ustalonych zasad korzystania ze sprzętu pracodawcy, uszkodzi sprzęt albo narzędzia służące mu do wykonywania pracy (np. drukarkę, wózek widłowy), bądź nie stosując się do ustalonych procesów technologicznych, spowoduje uszkodzenie towaru albo wytworzenie towaru niepełnowartościowego (np. zapomni o dołożeniu określonego składnika służącego do wyrobu produktu czy też nie zachowa odpowiednich proporcji), nie zabezpieczy mienia, wskutek czego ulegnie ono uszkodzeniu czy zniszczeniu (np. nie zakryje towaru ulegającego łatwemu zawilgoceniu, zapomni schować cenny sprzęt, niedokładnie zamknie drzwi do biura). W takich wypadkach pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracodawca, aby uzyskać odszkodowanie, jest obowiązany udowodnić, że to zachowanie pracownika doprowadziło do powstania szkody, a także oszacować szkodę. Pracodawca nie może żądać od pracownika wyższego odszkodowania niż wartość zaistniałej szkody. W przypadku gdy działanie pracownika nie jest umyślne, odszkodowanie, bez względu na wartość szkody, nie może być wyższe niż równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia tego pracownika. Jeżeli działanie pracownika było umyślne (tj. działał on z zamiarem wyrządzenia pracodawcy szkody), to odpowiada on za szkodę w pełnej wysokości. W każdym jednak wypadku pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia (np. jeżeli pracodawca nie stworzył warunków do prawidłowego zabezpieczenia rzeczy przed zniszczeniem).
Inaczej kształtują się zasady odpowiedzialności za mienie powierzone
Pracownik, któremu pracodawca powierzył mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, odpowiada zawsze w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Warunkiem takiej odpowiedzialności pracownika jest prawidłowe powierzenie mu mienia, co może się odbyć poprzez bezpośrednie jego wręczenie (przekazanie określonej kwoty, samochodu do wyłącznego użytku) lub upoważnienie pracownika do objęcia mienia w posiadanie od osób trzecich (np. odebranie samochodu z warsztatu, towaru z hurtowni). Warunkiem prawidłowego powierzenia mienia jest to, by znany był jego rodzaj i (lub) wartość oraz by pracownik mógł nim dysponować z wyłączeniem osób trzecich i miał możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych. Oznacza to, że jeżeli pracodawca chce prawidłowo powierzyć mienie znajdujące się w magazynie magazynierowi, to musi najpierw sporządzić remanent, żeby pracownik wiedział, ile i jakiego rodzaju materiałów znajduje się w magazynie, a także uniemożliwić swobodny dostęp do magazynu osobom trzecim, np. poprzez powierzenie kluczy do magazynu wyłącznie magazynierowi. Nie ma jednak żadnego wymogu, aby pracownik podpisywał jakąś deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone. Wystarczająca jest wyraźna, wyrażona choćby ustnie, zgoda na przyjęcie tej odpowiedzialności. Istnieje domniemanie, że szkoda w prawidłowo powierzonym i zabezpieczonym mieniu powstała w wyniku zawinionego naruszenia obowiązków przez pracownika i w razie powstania niedoboru to pracownik musi udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (np. że prawidłowo zabezpieczył mienie przed kradzieżą, zamykając sejf/kasetkę z pieniędzmi w sposób ustalony z pracodawcą, złodziej zaś sforsował prawidłowo zamknięte zamki).
Szczególnym przypadkiem odpowiedzialności jest wspólna odpowiedzialność za mienie powierzone, gdy kilku pracowników, w drodze odrębnej umowy z pracodawcą o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ustala, że za szkody w powierzonym im łącznie mieniu ponoszą odpowiedzialność w częściach określonych w umowie (w praktyce najczęściej w częściach równych).
Pracodawcy, aby ułatwić sobie dochodzenie od pracownika odszkodowania za szkody w mieniu, wprowadzają do umów o pracę albo na drodze odrębnej umowy takie postanowienia, w których pracownik musi zobowiązać się do pełnego wyrównania szkody, bez względu na to, z jakich przyczyn ona powstanie, zapłacenia kary umownej, gwarancji itp. lub namawiają pracowników do podpisywania weksli. Takie działania nie zawsze są zgodne z prawem. Pamiętać trzeba, że postanowienia umów o pracę i innych dokumentów określających warunki zatrudnienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to m.in. że w takich dokumentach nie można zobowiązać pracownika do zwrotu odszkodowania w wyższej wysokości niż to wynika z Kodeksu pracy, czy do naprawienia szkód, za które pracownik zgodnie z Kodeksem pracy nie ponosi odpowiedzialności (np. szkody wynikłe z działania osób trzecich). Nie można też zobowiązywać pracownika do zapłaty kar umownych przewyższających wartość szkody, wypłaty gwarancji itp. Takie mniej korzystne dla pracownika postanowienia umowy są nieważne, a zamiast nich stosuje się przepisy Kodeksu pracy (art. 18 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
Nie są też dopuszczalne takie umowy, w których pracownik upoważnia pracodawcę do swobodnego dokonywania z jego wynagrodzenia potrąceń w razie zaistnienia szkody w mieniu. Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia z wynagrodzenia może odnosić się jedynie do oznaczonej kwoty wynikającej z konkretnego zdarzenia, co oznacza, że nie może być ona wyrażona na przyszłość i nie może być równoznaczna z upoważnieniem do zmniejszenia wynagrodzenia w dowolnej chwili i w wysokości określonej arbitralnie przez pracodawcę.
Katarzyna B. może zatem odpowiadać za szkody w mieniu pracodawcy. Wysokość odszkodowania, jakie będzie musiała w razie zaistnienia szkody wypłacić pracodawcy, będzie jednak zależała od tego, czy pracodawca powierzy jej w sposób prawidłowy mienie w postaci pieniędzy lub towarów — poprzez stworzenie jej warunków do sprawowania pieczy nad kasą czy zapasami magazynowymi z całkowitym wyłączeniem innych osób (albo osób niezwiązanych umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej), co w praktyce musi oznaczać, że dostępu do kasy czy magazynu nie mogą mieć np. członkowie rodziny właściciela. Jeżeli warunki te zostaną spełnione, to pracownica będzie ponosić odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości, a jeśli nie — to maksymalnie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia (pod warunkiem że jej działanie nie będzie umyślne, np. nie ukradnie pieniędzy z kasy). Postanowienia umowy, w których pracodawca został upoważniony do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę, są zaś nieważne.
Warto podkreślić, że w razie odmowy zapłacenia przez pracownika odszkodowania pracodawca może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy. O ile pracodawca udowodni, że pracownik wyrządził mu szkodę, sąd wyda wyrok zasądzający od pracownika zapłacenie odszkodowania oraz pokrycie kosztów procesu, a pracodawca będzie mógł je egzekwować przez komornika. Podkreślić też trzeba, że pracownik ma przed sądem możliwość obrony przed wygórowanymi żądaniami pracodawcy. Może się okazać, że odszkodowanie żądane przez pracodawcę jest zawyżone albo pracownik w ogóle nie powinien ponosić odpowiedzialności za szkodę. W takim przypadku to pracodawca, który przegra proces, już nigdy odszkodowania za określoną szkodę nie będzie mógł egzekwować, a ponadto będzie musiał zwrócić pracownikowi koszty procesu.
Podstawa prawna: co do odpowiedzialności za szkody w mieniu niepowierzonym — art. 114-122 Kodeksu pracy; co do odpowiedzialności za szkody w mieniu powierzonym — art. 124-127 Kodeksu pracy.
- Prawnik Agnieszka Dybowska
